Das Auswärtige Amt befindet sich in einer Reihe von Veränderungsprozessen. Dazu gehören die für 2021 geplante Errichtung des Bundesamtes für Auswärtige Angelegenheiten und die damit einhergehende Aufgabenverlagerung in das neue Kompetenz- und Servicezentrum, aber auch weitere Handlungsfelder wie die  Modernisierung der Personalgewinnung und die Auseinandersetzung mit den „Lessons Learned“ aus der andauernden COVID-19 Krise mit Blick auf Neues Arbeiten in der Bundesverwaltung. Diese und weitere Vorhaben sind in referatsübergreifenden Strukturen organisiert und profitieren von Projektmanagement-Kompetenz sowie der Vermittlung und Anwendung kollaborativer und ergebnisorientierter Arbeitsmethoden. Die Work4Germany Fellow unterstützt diese und weitere Initiativen des Hauses unter anderem in Projektmanagement und Moderation zur Verbesserung der referatsübergreifenden Zusammenarbeit, mit Methoden der Ergebnis- und Nutzerorientierung sowie mit ihrer Expertise im Bereich Neues Arbeiten und agiles Zielmanagement.

Ziel der Kooperation zwischen dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales und Work4Germany ist die Entwicklung eines übergreifenden Konzepts zur systematischen Einführung agilen Arbeitens im Ministerium. Das Projekt soll im laufenden Kultur-Entwicklungs-Prozess einen Beitrag zur zukunftsfähigen Gestaltung der Arbeitswelt im BMAS leisten. 

Ein wesentliches Anliegen ist es, Kompetenzen besser als in klassischen Strukturen in die Arbeit und in die Arbeitsergebnisse einbringen zu können. Es soll aufgezeigt werden, wo agiles Arbeiten sinnvoll ist, wie agile Teams gebildet werden, wie sie arbeiten und wie sie in die übrige Organisation eingebettet sind. Das heißt, neben dem Aufzeigen von Arbeitsmethoden sollen Anwendungsszenarien gezeichnet und Impulse gegeben werden, wie die Überwindung von Referats- und Abteilungsgrenzen sowie den Laufbahnschranken gelingen kann.

Neben der Konzeptentwicklung soll ein Team aus „agilen Coaches“ - interessierte Beschäftigte aus den unterschiedlichen Abteilungen -  gebildet werden, die sich als Treiber für die digitale Entwicklung verstehen und als Multiplikatoren agile Arbeitsweisen in die Praxis tragen.

Eine Work4Germany-Fellow wird bei der Etablierung neuer Arbeitsformen,
insbesondere am Beispiel eines Projekts zu Projektförderverfahren unterstützen.
Die effiziente Gestaltung von Prozessen und Zusammenarbeit wird in einer komplexen,
digitalisierten Welt immer wichtiger. Projektarbeit über interne Grenzen der
Linienorganisation hinweg gewinnt zur Erreichung dieses Ziels kontinuierlich an Relevanz.
Eine noch stärkere Einbindung projektbasierter flexibler Organisationsformen und
Arbeitsstrukturen in die Verwaltungsorganisation einer obersten Bundesbehörde wird
angestrebt.

Von einer Teilnahme am Work4Germany Fellowship Programm erhofft sich das
Bundesministerium für Bildung und Forschung neue Erkenntnisse im Bereich von Projekt-
und Prozessmanagement unter dem Einsatz agiler Methoden und digitaler Instrumente.

Die Work4Germany Fellow wird anhand dreier Projekte im Bereich Grundsatzfragen der Digitalisierung unterstützen und exemplarisch agile Arbeitsmethoden, abteilungsüberfreidende Kollaboration und Stakeholder-Management verantworten.

• Das entsprechende Referat ist mitverantwortlich für den Digital Gipfel-Prozess der Bundesregierung und hier insbesondere zuständig für die Plattform Digitale Zukunft: Lernen. Forschen. Wissen. Diese Plattform hat sich zum Ziel gesetzt, eine digitale Plattform zum Thema „digitale Schultransformation“ aufzubauen. Sie soll in einem ersten Schritt die Selbsteinschätzung von Schulen im Bereich der Digitalisierung und der digitalen Bildung ermöglichen, über Datenschutzfragen informieren und zur Vernetzung lokaler Akteure beitragen. 

• Das BMBF hat eine Allianz für die MINT-Bildung zu Hause aufgebaut. Qualitätsgesicherte Angebote von 80 Partnern, unterstützt von 15 Bundesländern, werden auf über zwei Web-Auftritte präsentiert. www.mintmagie.de schafft einen eher spielerischen Zugang, www.wir-bleiben-schlau.de präsentiert alle Partner und Angebote im Überblick. 

• Außerdem koordiniert das Referat eine abteilungsübergreifende AG „Sichere digitale Bildungsräume. Verschiedene Ansätze für Bildungsplattformen werden hier zusammengedacht, um u.a. Impulse für die sichere Ablage zertifizierter Bildungsleistungen für alle Bürgerinnen und Bürger im nationalen Kontext (Online-Zugangsgesetz) und im europäischen Kontext (Digitally Signed Credentials / Europass) zu setzen.

Im Bundesfamilienministerium wird die Work4Germany Fellow unter anderem die Zusammenführung der digitalen Familien-Services und die Weiterentwicklung des Familienportals unterstützen. Zielsetzung des Projektes ist es, die derzeit nebeneinander existierenden digitalen Familien-Services besser miteinander zu verknüpfen und daraus einen Gesamtansatz zu entwickeln.

Die digitalen Services des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend werden täglich von Tausenden Bürgerinnen und Bürgern genutzt. Der Zugang zu sowie die Inanspruchnahme der Familienleistungen sollen ihnen durch die Projektumsetzung weiter erleichtert werden. 

Konkret geht es um die Kommunikation der digitalen Angebote für Familien und um die technische Umsetzung einer möglichen Zusammenführung der digitalen Familien-Services innerhalb einer Dachmarke. Das Projekt berührt viele Themen - von Funktionalitätsfragen über Datenschutzfragen bis hin zu rechtlichen Fragen und Fragen der Zuständigkeit, die mitgedacht werden müssen. Darüber hinaus soll sie einen Einblick in die Arbeitsprozesse des Referates und die weiteren dort verorteten Themen erhalten.

Das Bundesgesundheitsministerium schafft die Gittermappe ab und stellt auf elektronische Verwaltungsarbeit um. Ziel ist es, Verwaltungsabläufe durch Digitalisierung flexibler und effektiver zu managen. Die Reform betrifft alle Mitarbeiterinnen und -mitarbeiter des Ministeriums und wird ihre Arbeitsweise grundlegend ändern. Für dieses Groß-Projekt freut sich das Gesundheitsministerium auf Unterstützung durch eine Fellow von "Work4Germany". Die besondere Herausforderung wird sein, den Strukturwandel im laufenden Ministeriumsbetrieb zu implementieren. Das Projektteam wird sowohl in Bonn wie in Berlin eingesetzt.

Im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat wird die Fellow in zwei Bereichen der Abteilung Heimat eingesetzt. Zum einen wird die Fellow die Erstellung eines Demografieberichts in digitaler Form unterstützen. Der Bericht umfasst sowohl eine Analyse demografischer Entwicklungen als auch die Darstellung der demografischen Herausforderungen für das kommende Jahrzehnt. Der nächste Bericht soll in digitaler Form präsentiert werden und so ein sehr breites Publikum erreichen. Als klassisches Querschnittsthema muss die Demografie in ihrer Außenwirkung stark nutzerorientiert gedacht werden. Hierfür bedarf es der gesamten Palette der modernen Kommunikationsformen, einschließlich digitaler, visueller Techniken. Das Projekt verspricht sich von dem Fellowship eine echte Kompetenzerweiterung in ebendiesen Bereichen.

Der zweite Bereich umfasst interdisziplinäre Projekte im Rahmen des Bundesprogramms Ländliche Entwicklung. Während des Work4Germany Fellowships sollen Projektideen qualifiziert und in der Startphase unterstützt werden. Ein konkretes Beispiel ist die Entwicklung einer Informationsplattform für die Weiter- und Umnutzung von Klöstern im ländlichen Raum. Aufgrund der demografischen Entwicklung (Alterung, keine Novizen) stehen zahlreiche Klöster in den nächsten Jahren vor der Schließung. Für die meist in ländlichen Regionen gelegenen, häufig denkmalgeschützten Gebäude und Liegenschaften soll eine tragfähige Nachnutzung sichergestellt werden.

Im Bundesumweltministerium müssen sowohl die Geschäftsordnung als auch das Onboarding neuer Beschäftigter einer grundsätzlichen Überarbeitung unterzogen und neu konzipiert werden. Die bisherigen Prozesse sollen scheuklappenfrei überdacht und modernisiert werden. Insbesondere die zunehmende Digitalisierung, neue Realitäten des mobilen Arbeitens und neue technologiegestützte Formen der Kommunikation, Kollaboration und der Kompetenzerweiterung müssen abgebildet werden. Die Herausforderung ist dabei, veraltete Selbstverständlichkeiten zu durchbrechen, im Fluss befindliche Veränderungen einer Lösung zuzuführen und neue Formulierungen für zukunftsfähige Prozesse zu finden. Dabei wird der Work4Germany Fellow die Planung der Projektprozesse sowie die Moderation unterstützen und ein Team gemeinsam mit den internen Mitarbeiter:innen des BMU bilden und dabei innovative Formate und agile Methoden einsetzen.

Digitalisierung, Mobilitätsdaten bis hin zu Methoden der künstlichen Intelligenz entwickeln sich mehr und mehr zum zentralen Thema für die Modernisierung des Mobilitätssektors. Um die Potenziale vernetzter Daten für eine nachhaltige, effiziente und sichere Mobilität zu erschließen, wird ein Datenraum Mobilität Deutschland entstehen, der private und öffentliche Mobilitätsanbieter in allen Bereichen von Straße, Schiene, Wasser- und Luftverkehr bis hin zum Infrastrukturausbau vernetzt. Im Rahmen dieses Projektes gilt es, verschiedene, komplexe Digitalisierungsprozesse zu synchronisieren, um für bestmögliche Ergebnisse zu sorgen. Dabei werden exemplarisch agile Arbeitsweisen und offene Matrixstrukturen für innovatives Projektmanagement in der Verwaltung entwickelt.

Die Work4Germany Fellow übernimmt die Rolle der Wissensträgerin, des Innovationstalentes und des Coachs. Sie unterstützt die Erprobung und Einführung agiler Arbeitsweisen und Organisationsstrukturen für ein innovatives Multiprojektmanagement in der Verwaltung. Sie bereichert das aktuelle Team mit frischen Wissen, unternehmerischer Expertise, digitalen Kompetenzen und interdisziplinärer Perspektive.

Die Bundesregierung hat mit dem Beschluss der Energieeffizienzstrategie Ende 2019 einen mehrjährigen Dialogprozess „Roadmap Energieeffizienz 2050“ angestoßen, um Perspektiven für die Energieeffizienzpolitik der kommenden Jahrzehnte zu diskutieren und neue Maßnahmen zur Steigerung der Energieeffizienz zu entwickeln. Die AG Digitalisierung ist eine der sechs thematischen Arbeitsgruppen und setzt sich mit der Energieeffizienz digitaler Infrastrukturen (z.B. Rechenzentren) und Technologien sowie dem Innovationspotenzial der Digitalisierung zur Steigerung der Energieeffizienz auseinander.

Unter Einbeziehung des Work4Germany Fellows, soll die Projektgruppe “Digitale Energieeffizienzstrategie” als agiles Beiboot bzw. agiler Kompass für den übergeordneten AG-Prozess eingesetzt werden. Das konkrete Projekt besteht in der Konzeption und Pilotierung eines Design-Thinking-Prozess, mit dessen Hilfe Maßnahmen identifiziert werden können, die neue digitalgestützte Geschäftsmodelle und Lösungen zur Steigerung der Energieeffizienz voranbringen. An diesem Prozess sollen vor allem auch Start-up-Vertreter beteiligt werden, die Geschäftsmodelle zur Steigerung der Energieeffizienz im Gebäudesektor, für Haushalte und Industriekunden entwickeln sowie Experten und Akteure, die mit unterschiedlichen Blickwinkeln auf die thematischen Schwerpunkte schauen. Die Ergebnisse des Prozesses sollen in die Arbeit der AG eingespeist werden.