Viele Herausforderungen, mit denen sich Verwaltungsmitarbeiter:innen konfrontiert sehen, sind komplex und betreffen viele gesellschaftliche und thematische Bereiche. Die Adressierung dieser Herausforderungen erfordert daher diverse Expertise. Es ist sinnvoll, Teams zusammenzustellen, die verschiedene Sichtweisen, Ausbildungshintergründe und Kompetenzprofile vereinen, um das Ideen- und Lösungsspektrum zu erweitern. Dabei ist die Neuzusammenstellung von Teams kein Selbstzweck. Es sollte sich bei neuen Aufgaben bzw. Herausforderungen grundsätzlich überlegt werden: Sind im Team alle für die Arbeit notwendigen Kompetenzen und Perspektiven vorhanden? Sollte – zumindest punktuell – noch Kompetenz durch Mitarbeiter:innen anderer Organisationseinheiten hinzugezogen werden?

Anhand konkreter Projektarbeit wird im Rahmen des Work4Germany Fellowships die Arbeit in multidisziplinären und kompetenzbasiert zusammengestellten Teams erprobt.

Je höher die Komplexität einer Herausforderung oder Aufgabenstellung ist, desto schwieriger wird es, bereits zu Beginn eines Projekts oder Produkts den gesamten Lösungs- und Arbeitsprozess durchzuplanen. Vielmehr erfordern aktuelle Problemstellungen häufig Management-Methoden, die die Herausforderung schrittweise und iterativ angehen. D.h. der Entwicklung von Teil-Ideen oder -lösungen folgen regelmäßige Feedbackschleifen, die auch die Erfahrungen der Nutzer:innen des Produkts bzw. der Lösung mit einbeziehen sollten. So können Annahmen schnell validiert oder verworfen werden und Veränderungen bzw. neue Erkenntnisse im Projektverlauf mit einbezogen werden. 

In der Projektarbeit zeigen die Fellows Möglichkeiten für sinnvolles und machbares iteratives Projektmanagement auf und setzen diesen gemeinsam mit den Tandem-Partner:innen um.

Bei iterativem Vorgehen in multidisziplinäre und kompetenzbasierte Teams ist es erforderlich, dass Arbeitsschritte, die sich aufeinander beziehen, parallel angegangen werden. Daher müssen neue Formate für effektive Zusammenarbeit gefunden werden. Besonders geeignet ist hierbei die Zusammenarbeit in Form von Kollaboration. Kollaboratives Arbeiten bedeutet, dass mehrer Personen gemeinsam parallel an einem Ergebnis arbeiten, es gibt also kein orchestriertes “Nacheinander” der einzelnen Arbeitsschritte. Das Ergebnis setzt sich aus einer gemeinsamen Arbeit zusammen, nicht aus vielen Teilergebnissen einzelner Personen. Dass diese Formate auch und vor allem digital abbildbar sein müssen, ist spätestens 2020 besonders deutlich geworden. So wird strukturiertes methodisches Vorgehen durch technische Möglichkeiten zur Kommunikation, Planung und Transparenz deutlich vereinfacht und kann auch ortsunabhängig ermöglicht werden.

Nach ersten Einblicken in den Ministerialalltag und die dortige Zusammenarbeit schlagen die Work4Germany Fellows neue Formate zur digitalen Kollaboration vor und erproben sie gemeinsam mit den Tandem-Partner:innen. 

Digital Literacy bezieht sich auf die Fähigkeit einer Person, Inhalte und Informationen mithilfe von Technologien – also z.B. durch die Nutzung einer Suchmaschine im Web – zu finden, zu bewerten, zu nutzen, zu teilen und zu erstellen. Im weiteren Sinne bezieht sich Digital Literacy auch auf die Beherrschung sogenannter Digitaler Skills, also z.B. die Fähigkeit, gängige Software für die digitale Kollaboration zu verwenden. Besonders in der Aneignung bzw. Weiterentwicklung dieser Kompetenz können die Tandem-Partner:innen gemeinsam mit den Fellows in kurzer Zeit Erfolge erzielen.

Komplexe Herausforderungen erfordern ein Umdenken in der Ideenfindung für mögliche Lösungen. Diese können durch erprobte Kreativitätstechniken gefördert werden. Die Auswahl an Kreativmethoden bzw. Kreativitätstechniken zur Ideenfindung ist sehr breit. Hier besteht die Fähigkeit darin, verschiedene Kreativmethoden zu kennen und auf die jeweilige Aufgabenstellung passende Methoden auszuwählen und anzuwenden. Ziel ist generell, aus gewohnten Denkmuster auszubrechen, um den Lösungsraum zu erweitern.
Die Fellows bringen jahrelange Erfahrung in der Anwendung verschiedener Methoden und Techniken zur kreativen Lösungsfindung mit und entwickeln gemeinsam mit den Tandem-Partner:innen passgenaue und aufgabenspezifische Ansätze. Ziel ist die Befähigung der Tandem-Partner:innen, sodass die Kompetenzen langfristig im Ministerialteam verstetigt werden.

Komplexe Herausforderungen gehen häufig damit einher, dass es auch eine größere Anzahl von Personen(gruppen) gibt, die ein Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines Prozesses, Projekts oder Produkts haben und diesen auch beeinflussen können – sogenannte Stakeholder. Im Ministerium können Stakeholder z.B. intern der Personalrat und die Minster:in sein. Extern sind häufige Stakeholder Interessensvertretungen, Zivilgesellschaft oder politische Akteure. 

Stakeholder sollten frühzeitig und regelmäßig in die Arbeitsprozess mit einbezogen werden, um einen effektiven und effizienten Prozessablauf zu garantieren. Dafür ist es notwendig, deren Bedürfnisse zu verstehen, diese in den Prozess einfließen zu lassen und konsensorientierte Lösungen zu finden. 

Geeignete Methoden und Formate zur Einbeziehung und zum Management relevanter Stakeholder vorzuschlagen und einzuführen, ist Aufgabe der Work4Germany Fellows.